设为首页    加入收藏    联系我们
昌黎县档案局致全县家庭的一封信
发布时间:2009-08-04 14:55:33

昌黎县档案局致全县家庭的一封信

全县各家庭的朋友们:

    请接受全县档案人的祝福!祝愿所有的家庭幸福和睦!家是港湾,它使我们疲惫的身心找到了归宿;家是学校,它教会我们怎样做人;家是爱巢,演绎着人世间最真最美的爱情故事;家是摇篮,它延续了人类生命的永恒……,家给了我们整个世界。当新生活开始的时候,当生活之路向未来无限延伸的同时,真实反映您家庭生活的历史记录——家庭档案也相伴而生了!

    不是吗?一张张成绩单、录取通知书、毕业证书,记述着您求学探索的足迹;一份份工作报告、论文、手稿,诉说着您一生不变的追求;一张张照片,留下了您如意人生的美好瞬间;一个个家氏族谱,如一棵棵枝繁叶茂的大树,象征着华夏子孙绿叶对根的思念。在家庭档案的大家庭里还有房产证、契税证、结婚证、电器说明书、个人病历等等。家庭档案就像斑斓生活一样丰富多彩。

    也许您并不经意,但它们却真实地存在于您的生活之中,并于无声处发挥着重要的作用。不是吗!当您购买的物品需要退回或更换的时候,购货发票会坚决的捍卫您的权益;当您择业求职时,学历证书就是您学识水平的有力佐证;当家用电器出了毛病,只要有了设备档案——电路图,就如同有了指南针,病灶迎刃而解。这就是档案的“一纸千金”的价值所在。

    凡此种种的家庭档案,在一些家庭中犹如一颗颗散落的珍珠,宝贵但无序。生活中经常出现“急需时却找不到”的现象。这就需要我们用科学的理念和方法加以整理和管理。为了促进家庭建立档案,推动家庭美德建设,提高家庭生活质量,提升家庭文化品位,我们县档案局在全县范围内开展“家庭建档”活动。我们将在部分单位、部分社区举办“家庭建档”业务讲座,为“家庭建档”提供业务咨询;我们还精心研制了适应家庭生活管理需要的家庭档案盒、家庭照片档案册,为“家庭建档”提供装具支持。我们希望通过这一系列的服务,能使您对“家庭建档”给予适当关注,投入一点时间,花一点经费,把您散存在家中书柜里、抽屉里乃至办公桌里的家庭档案,进行认真的整理,科学地保管起来,使家庭档案成为您生活、工作的好帮手,成为展示您家庭精神风貌的窗口。如果您把家庭档案建立起来了,您定会感受至“家庭档案”的益处,定会在今后的生活、工作中,自觉地积累、保存、管理好您的家庭档案。

    如果在“家庭建档”方面您还有什么困难帮助的话,请拨打电话2022853,我们将以最大的热情为您提供咨询和服务。

    愿家庭档案伴随您成就事业、完善人生,并带给您及家人永远的幸福与快乐!

    家庭档案整理方法。

    一、收集范围

    家庭档案的收集应遵循其自然形成规律,保证其完整、准确。凡是对家庭成员工作、学习、生活有查考利用价值的文字、图表、音像和实物等,都应列入家庭档案的收集范围。

    二、分类方法

    家庭档案有两种分类方法:内容分类法和形式分类法。

    (一)内容分类法:按家庭档案所反映的内容,可分为八类:

    1、宝宝康乐类。包括计划生育材料、胎儿生育、婴儿出生、保健、成长、教育材料及婴幼音像材料等。

    2、学生时代类。包括典型的学习课本、作业、试卷、评语、成绩单、日记、师生之间的书信、毕业纪念册及同学互赠材料、择业材料等。

    3、恋爱婚姻类。包括恋爱书信、照片、结婚证书、结婚照、婚礼录像等。

    4、工作成果类。包括工作日记、发表的论文及著作手稿、获奖材料、工作照及录像等。

    5、家庭理财类。包括家庭理财的各种记录、账簿、购物发票、信誉卡、说明书、商品买卖的协议及财产保险收据等。

    6、医疗保健类。包括家庭各个成员的医疗卡、病例本、诊断书、化验单、体检表、心电图、x光片、免疫卡、饮食禁忌、家族病史记录等

    7、家庭历史类。包括家族简况、家史、大事记等,重要变迁、成员生死、升迁、迁址等情况,以及阖家欢聚的照片、生日录像、有纪念意义活动的录音、录像等。

    8、综合类。上述内容不能包括的内容等。

    (二)形式分类法:按家庭档案的存在形式可分为七类:

    1、证书类:包括奖状、奖章、结婚证、独生子女证、学历证、户口本、工作证、居民身份证等各种证书、奖状等。

    2、贵重证券类:包括债券、股票、存折、房产证、保险单、借款字据等

    3、病历类:包括病历、化验单、心电图、诊断书、体检表、x光片、免疫卡、CT片及医疗卡等。

    4、票据账目类:包括工资单、水电煤气费票据、购物发票和维修说明书、经济收支账目等。

    5、书信类:包括家庭成员与亲朋好友、同学同事往来信件。

    6、照片类:包括家庭成员在各个时期、各种场合形成的照片。

    7、音像类:包括家庭成员在各个时期、各种场合形成的录音、录像。

    以上两种分类方式,是对同一档案的不同分类方法,各个家庭可根据实际情况,采取灵活务实的形式进行分类,可以合并或增加设类别。但是,由于形式分类法简便、易懂,因此我们尽量按照形式分类法建立家庭档案。

    三、排列顺序

    档案在同一类目下,可以按照时间或档案材料的重要程序排列。如:获得的荣誉,有国家级的、省市级的、本单位的,可按重要程度排列。小学、中学、大学的成绩单,可按形成的时间排列,不论是按哪种形式排列,都不能将内容联系紧密的一组档案材料打乱拆开。

    四、编目

    编目主要包括家庭档案分类号、件号、盒号的编制,编写家庭档案材料目录,添置档案盒脊背等。

    1、编号:分类号可以用文字或字母表示。编制件号,是以一份文件为一件。在同一类目内,按家庭档案材料的排列顺序从“1”开始编流水号;比如说,采用形式分类法:证书类档案材料从“1”开始编流水号;病历类档案材料也从“1”开始编流水号。

    需要强调的是,家庭档案编号,应逐“件”或者逐“份”编制,不得将同一事由的多件、多份档案材料只编一个件号。每件家庭档案材料的编号,既可直接写、也可以写在口取纸贴在档案原件首页的右上方的空白处(尽量用口取纸)。

    2、目录:目录的项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等。责任者,是指档案材料的形成者。题名即档案材料的标准,撰写题名要完整、准确、简明、统一。日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如2003年6月8日,应标注为20030608。页数应以“件”为单位计算一件的总页数,用阿拉伯数字标注。备注项是用于填写档案材料需要补充和说明的情况,包括:缺损、修改、补充、移出、销毁等。

    3、目录存放:档案目录按照它所登录的内容,可以分张放在档案盒里;也可以与分类方案保持一致,将每一类目下的目录装订,并编制封面,供查时使用。

    五、档案装盒。

    (一)纸质档案材料装盒。

    在同一类目下,把档案材料按照件号的先后顺序装入档案盒,一盒装满后,顺次装入下一盒。档案数量较多的,可将档案的类目及起止件号写在口取纸上,贴在档案盒的脊背底部。

    (二)照片档案装盒。

    1、照片档案有三种排列方法。

    (1)按人排列,把单个家庭成员的照片作为一类单独整理,再按时间顺序排列。

    (2)按时间排列,除对家庭成员个人的照片可按时间编排外,对一些“全家福”、集体照片等也可按时间编排。

    (3)按内容编排,把同一内容的照片归在一起编排。如一项工作、一次旅游等,都可以单独编排。

    2、文字说明。给照片填写文字说明,这是档案管理的重要内容。填写时文字应简洁、通顺、字数不宜太多。

    (三)音像档案装盒。

    包括家庭各个成员在学习、生活及各类社会活动中形成的光盘,可以放入音像档案盒。按时间顺序排列。


版权所有:中国·昌黎